Decreto Presidencial n.º 198/26 - Regulamento da Lei Geral dos Arquivos

Convindo regulamentar os procedimentos inerentes ao regime jurídico de organização e funcionamento dos Arquivos, definindo os procedimentos e os actos inerentes às fases de preservação, organização, avaliação, classificação, controlo e acompanhamento do património arquivístico nacional;

Tendo em conta a aprovação pela Assembleia Nacional da Lei n.º 14/17, de 7 de Agosto - Lei Geral dos Arquivos, instrumento que estabelece o regime jurídico de gestão dos documentos e arquivos produzidos ou provenientes de pessoas singulares ou colectivas, públicas e privadas, nacionais ou estrangeiras, dentro e fora do território nacional;

O Presidente da República decreta, nos termos da alínea m) do artigo 120.º e do n.º 4 do artigo 125.º, ambos da Constituição da República de Angola, o seguinte:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente Diploma estabelece as regras e os princípios de organização, funcionamento, gestão documental, preservação, acesso e difusão dos arquivos públicos e privados, integrados no Sistema Nacional de Arquivos, nos termos da Lei Geral dos Arquivos.

Artigo 2.º

Definições

• Sem prejuízo das definições constantes do artigo 3.º da Lei do Arquivo, para efeitos do disposto no presente Diploma, entende-se por:
  1. a) «Aquisição de Documentos» - obtenção da propriedade e/ou da custódia sobre fundos ou colecções, nomeadamente por transferência, incorporação, reintegração legal, doação, legado, compra e depósito;
  2. b) «Acervo» - documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade de custódia;
  3. c) «Arquivo Central» - unidade de gestão de documentos da fase permanente dos órgãos centrais, no caso o Arquivo Nacional de Angola;
  4. d) «Arquivo Provincial» - unidade de gestão de documentos da fase permanente dos órgãos e instituições de nível Provincial;
  5. e) «Arquivo Municipal» - unidade de gestão de documentos da fase permanente dos órgãos e instituições de nível Municipal;
  6. f) «Arquivo Comunal» - unidade de gestão de documentos da fase permanente dos órgãos e instituições de nível Comunal;
  7. g) «Arquivo do Estado» - conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e instituições da Administração Pública, no exercício das suas funções;
  8. h) «Avaliação de Documentos» - atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada em um conjunto de princípios e critérios, de acordo com as normas arquivísticas nacionais e internacionais;
  9. i) «Arquivo Privado» - conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas singulares e colectivas de direito privado, em decorrência das suas actividades;
  10. j) «Arquivo Especial» - conjunto de documentos em linguagem não-textual, suporte não convencional, e formato excepcional que exige procedimentos específicos para o seu processamento técnico, guarda preservação e acesso;
  11. k) «Ciclo de Vida dos Documentos» - período compreendido entre a produção de um documento e a respectiva eliminação ou conservação permanente;
  12. l) «Colecção» - conjunto de documentos reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, independentemente da sua proveniência;
  13. m) «Comissões de Avaliação de Documentos» - grupos técnicos multidisciplinares, com a responsabilidade de coordenar os processos de classificação, avaliação, selecção e listagem de documentos de arquivo;
  14. n) «Eliminação de Documentos» - operação que consiste na destruição dos documentos considerados sem valor arquivístico, na sequência da avaliação;
  15. o) «Órgão Reitor da Política Arquivística» - instituição pública encarregue da política e execução arquivística prevista pela legislação vigente, no caso o Arquivo Nacional de Angola;
  16. p) «Procedimentos Arquivísticos» - conjunto ordenado de actos técnicos, destinados à incorporação, classificação, avaliação, conservação, descrição e comunicação dos documentos;
  17. q) «Preservação de Documentos» - conjunto de acções que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos;
  18. r) «Reutilização» - utilização pública, por pessoas singulares ou colectivas, de documentos administrativos, para fins comerciais ou não comerciais, diferentes do fim inicial para o qual os documentos foram produzidos. Não se consideram documentos administrativos, para efeitos do presente Diploma os seguintes:
      1. i. As notas pessoais, esboços, apontamentos, comunicações electrónicas através de email pessoal, e outros registos de natureza semelhante, qualquer que seja o seu suporte;
      2. ii. Os documentos cuja elaboração não releve das actividades administrativas, designadamente aqueles referentes à função ou actividades judiciais, bem como os referentes às reuniões dos Conselhos dos Órgãos Auxiliares do Presidente da República e das suas Comissões Especializadas e sua preparação;
      3. iii. Os documentos produzidos no âmbito das relações diplomáticas do Estado Angolano.
  19. s) «Selecção de Documentos» - operação que consiste na separação dos documentos de conservação permanente daqueles que são objecto de eliminação na sequência da avaliação;
  20. t) «Transferência de Documentos» - mudança de documentos de um depósito de arquivo para outro;
  21. u) «Unidade de Instalação» - unidade básica de acondicionamento, cotação e inventariação das unidades arquivísticas, correspondente ao espaço físico estruturado com o propósito de armazenar, salvaguardar e recuperar a informação, qualquer que seja o seu suporte, designadamente caixas, maços, livros, pastas, rolos, volumes ou repositórios digitais.

Artigo 3.º

Princípios

• Sem prejuízo do disposto no artigo 6.º da Lei Geral dos Arquivos, nos termos do presente Diploma, os sistemas de informação e gestão documental dos Arquivos em Angola, públicos e privados, assim como a organização, conservação, classificação e difusão dos documentos, estão vinculados aos seguintes princípios:
  1. a) Acesso à informação;
  2. b) Da colaboração;
  3. c) Fidedignidade, autenticidade e integridade da informação;
  4. d) Integridade dos fundos documentais;
  5. e) Interesse público;
  6. f) Legalidade;
  7. g) Preservação da continuidade histórica e da memória institucional;
  8. h) Responsabilidade social;
  9. i) Simplificação administrativa;
  10. j) Segurança da informação.

Artigo 4.º

Âmbito de aplicação

1. 1. As normas do presente Diploma aplicam-se aos arquivos e ao património arquivístico dos órgãos, sob jurisdição do Órgão Reitor da Política Arquivística, aos órgãos públicos e privados e demais arquivos de pessoas singulares ou colectivas, bem como aos documentos existentes de órgãos nacionais com sede e representação no exterior.
2. 2. São restringidos o acesso e a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos, decorrentes do disposto nos n.° 2, 3 e 4 do artigo 23.º, nos n.° 2, 3 e 4 do artigo 26.º e no artigo 27.º da Lei Geral dos Arquivos, bem como decorrentes de restrições impostas por diploma próprio.

CAPÍTULO II

Procedimentos e Regras de Arquivística

Artigo 5.º

Fases de procedimentos arquivísticos

• As fases de procedimentos arquivísticos são:
  1. a) Inspecção, correspondente a verificação do documento a fim de avaliar se está em conformidade para ser arquivado;
  2. b) Estudo, correspondente a análise do assunto para decidir sobre o modo de classificação;
  3. c) Classificação, correspondente ao agrupamento por assunto ou tipo documental;
  4. d) Codificação, correspondente à atribuição de códigos (números/letras) para facilitar a busca;
  5. e) Ordenação, correspondente à organização física dos documentos (alfabética, numérica e cronológica);
  6. f) Guarda, correspondente ao armazenamento definitivo ou temporário no local adequado.

Artigo 6.º

Acesso ao serviço de arquivo por pessoas exteriores

O acesso ao serviço de arquivo e à documentação por pessoas exteriores à instituição depende de autorização expressa do responsável do respectivo serviço.

Artigo 7.º

Recursos para o funcionamento do sistema de arquivo

1. 1. O Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional deve garantir os recursos necessários para o funcionamento do sistema de arquivo, nomeadamente:
   1. a) Unidade Orgânica com responsabilidade de gerir todo o sistema de arquivo da Organização;
   2. b) Pessoal qualificado em gestão da informação de arquivos;
   3. c) Instalações adequadas ao armazenamento, conservação, tratamento e consulta de arquivos;
   4. d) Equipamentos e tecnologias para a gestão, preservação, o acesso e a difusão da informação de arquivos.
2. 2. A afectação de recursos implica:
   1. a) Designação de chefia intermédia para a Unidade Orgânica, referida na alínea a) do número anterior;
   2. b) A chefia, até 2 (dois) anos após a nomeação, deve, obrigatoriamente, ter formação em gestão de documentos de arquivos;
   3. c) No ano de admissão ou nomeação em cargo público relacionado com a gestão de Arquivos, deve, obrigatoriamente, receber formação académica específica em arquivo ou em gestão de documentos de arquivo;
   4. d) Cumprimento dos serviços obrigatórios da grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório sobre propostas de utilização de edifícios para a instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projectos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins;
   5. e) Cumprimento dos serviços obrigatórios da grelha de requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório, no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
   6. f) Cumprimento da grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração de planos de conservação documental.

Artigo 8.º

Contratualização de serviços de arquivo

1. 1. A contratualização da gestão, conservação e custódia externa de quaisquer arquivos públicos pertencentes aos sistemas do Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional, bem como de entidades por este detidas ou participadas maioritariamente, reveste carácter excepcional, sendo admissível apenas em casos de comprovada urgência.
2. 2. O procedimento previsto no número anterior carece obrigatoriamente de parecer vinculativo favorável do Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional, ao qual compete emitir as directrizes e especificações técnicas a respeitar pelo prestador de serviços.
3. 3. Em caso algum a referida contratualização implica a transferência de poderes públicos ou de prerrogativas de autoridade, mantendo a entidade pública titular da documentação a direcção, a supervisão e o controlo integral do arquivo.

Artigo 9.º

Titularidade dos documentos públicos

Os titulares de cargos públicos e o pessoal ao serviço do Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional e de entidades por estas detidas, ou participadas maioritariamente, ao cessarem as suas funções, devem entregar a documentação pública gerada, recebida ou reunida durante a sua gestão à pessoa que o substituir ou remetê-la ao serviço de arquivo, sob pena de responsabilização disciplinar e criminal, nos termos da lei.

Artigo 10.º

Atribuições do Serviço Nacional de Arquivo

• São atribuições do Serviço Nacional de Arquivo:
  1. a) Assegurar o arquivamento de toda a documentação e informação produzida e recebida pelo Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional;
  2. b) Superintender e fiscalizar os arquivos que integram o Sistema Nacional dos Arquivos, propondo a opção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando acções de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos, e recomendando acções de melhoria e aplicação de sanções;
  3. c) Propor e efectuar a avaliação dos documentos decorridos os prazos estipulados por lei para a eliminação ou manutenção dos documentos;
  4. d) Zelar pela preservação, restauro e conservação das espécies documentais, tomando providências em aspectos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração;
  5. e) Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, datados e assinados por um responsável do respectivo serviço e pelo requisitante;
  6. f) Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais nacionais e estrangeiras;
  7. g) Produzir e manter actualizados os instrumentos de descrição documental;
  8. h) Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico do Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional;
  9. i) Notificar ou emitir alertas e tomar providências sobre a documentação em perigo;
  10. j) Apoiar o Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional nos processos de aquisição, alienação de bens de interesse nacional, a exercer o direito de preferência e a pronunciar-se sobre a sua exportação;
  11. k) Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, das intervenções de conservação, restauro e da classificação de património arquivístico;
  12. l) Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes, nomeadamente através da prestação de apoio técnico e financeiro, do tratamento e do depósito da documentação do Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional.

Artigo 11.º

Competências do titular do Serviço Nacional do Arquivo

• Incumbe ao titular do Serviço Nacional do Arquivo:
  1. a) Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação), desde o momento da sua produção ou recepção até à sua incorporação no serviço de arquivo e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
  2. b) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema de arquivo da instituição correspondente e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo da documentação;
  3. c) Fiscalizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo da instituição nacional ou pessoas detentoras de património classificado;
  4. d) Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;
  5. e) Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
  6. f) Elaborar a Tabela de Temporalidade como instrumento de gestão arquivística, que determina os prazos de cada documento;
  7. g) Supervisionar os procedimentos de selecção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;
  8. h) Implementar a descrição multinível, de acordo com as normas internacionais e as orientações para a descrição arquivística do sector Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos, a fim de garantir o acesso à informação a pessoas info-excluídas ou com deficiência;
  9. i) Disponibilizar a documentação para consulta, reprodução, empréstimo e leitura por parte dos serviços e da comunidade em geral;
  10. j) Proceder à certificação e ao averbamento de documentos e a pesquisas documentais de cariz pontual, de acordo com as possibilidades do serviço, solicitadas por escrito;
  11. k) Propor medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;
  12. l) Seleccionar, em conjunto com o Responsável de Arquivo de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e destina-se à conservação permanente;
  13. m) Conceber e aplicar planos de conservação documental;
  14. n) Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza científica, garantindo a fruição a pessoas info-excluídas ou com deficiência;
  15. o) Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, quer dos arquivos próprios, através da elaboração de um guia dos arquivos, inventários, catálogos dos arquivos das instituições, da realização de diagnósticos à situação arquivística e da divulgação de informação estatística;
  16. p) Recolher, conservar, restaurar e tratar, arquivisticamente, os documentos pertencentes a outras entidades, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito, e emitir parecer sobre programas de apoio aos arquivos;
  17. q) Conceder apoio técnico às entidades referenciadas na alínea anterior, por sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, conservação, restauro, preservação e acesso aos seus arquivos;
  18. r) Promover a preservação da memória colectiva nacional, regional e local;
  19. s) Dirigir as reuniões de trabalho do Sistema Nacional de Arquivos e permitir a participação dos Arquivos Provinciais ou de outro organismo público ou privado sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e protecção de documentos e a preservação e divulgação da memória colectiva regional ou local, quando solicitado;
  20. t) Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas actividades;
  21. u) Emitir parecer no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;
  22. v) Emitir parecer obrigatório no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
  23. w) Emitir parecer sobre a política de informação;
  24. x) Promover a protecção do património arquivístico, através da inventariação e da instrução de processos de classificação de bens de interesse local, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;
  25. y) Emitir parecer obrigatório no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;
  26. z) Emitir parecer obrigatório sobre propostas de utilização de edifícios para a instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projectos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins, tentando, inclusivamente, garantir o acesso a pessoas com limitações físicas;
  27. aa) Promover a avaliação da política de arquivos em cada 5 (cinco) anos, autonomamente, ou em colaboração com outras Unidades Orgânicas ou entidades;
  28. bb) Emitir orientações e instruções, aprovadas, superiormente, sobre a aplicação de boas práticas nos sistemas de arquivo da instituição correspondente, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas, das beneficiárias de delegações de competências e das pessoas singulares ou colectivas detentoras de património classificado sediado no território correspondente;
  29. cc) Elaborar e implementar planos de preservação digital e planos de substituição de suporte.

Artigo 12.º

Gestão dos documentos

1. 1. Os documentos que compõem o arquivo corrente devem, preferencialmente, permanecer depositados junto dos serviços produtores que por eles são responsáveis até ao final do prazo de conservação administrativa, estabelecido pelo Regulamento Arquivístico a ser aprovado por Decreto Executivo do Titular do Departamento Ministerial responsável pelo Sector dos Arquivos.
2. 2. Com o término do referido prazo, os Responsáveis de Arquivos devem proceder à análise, à selecção, à limpeza de elementos prejudiciais à conservação e ao acondicionamento das espécies documentais, bem como ao preenchimento e ao envio dos autos de eliminação, dos autos de entrega e das guias de remessa para o serviço de arquivo até ao dia 31 de Dezembro do referido ano.
3. 3. O serviço de arquivo verifica, em conjunto com os Responsáveis de Arquivos dos serviços produtores, a documentação, bem como os respectivos autos de eliminação, autos de entrega e guias de remessa, procedendo à eliminação dos documentos, ao envio dos autos de eliminação para o Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos e à transferência de documentação para o arquivo central, de acordo com os procedimentos definidos em diploma próprio do Titular do Departamento Ministerial responsável pela Cultura.

CAPÍTULO III

Aquisição, Alienação, Recolha e Condições de Remessa da Documentação

Artigo 13.º

Aquisição e recolha

1. 1. O Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional pode adquirir e alienar a documentação ao abrigo das formas previstas na lei, ouvindo obrigatoriamente o serviço de arquivo sobre o interesse da aquisição, da alienação ou da permuta, deve-se pronunciar com base na política de aquisições e de alienações em vigor na instituição e numa avaliação suportada em critérios técnicos aprovados superiormente.
2. 2. A selecção da documentação produzida pelas pessoas singulares ou colectivas é efectuada de acordo com o disposto no presente Regulamento.
3. 3. É proibida a alienação ou a destruição de documentos produzidos antes da Independência Nacional, seja qual for o seu formato, pelo seu valor histórico e documental que constituem Património Arquivístico Nacional.

Artigo 14.º

Prazos de transferência e de incorporação

1. 1. A transferência e a incorporação da documentação no serviço de arquivo de cada instituição ocorrem até 31 de Março do ano seguinte ao termo do prazo de conservação administrativa dos documentos.
2. 2. Caso haja a necessidade de conservar a documentação nos serviços produtores durante um período inferior ou superior ao previsto no n.º 1 deve ser aprovada uma tabela de prazos de transferência e de incorporações.
3. 3. Os serviços produtores devem articular-se, antecipadamente, com o serviço de arquivo para este efeito de modo que sejam respeitados os requisitos técnicos exigidos.
4. 4. A transferência ou a incorporação tem lugar após autorização do serviço de arquivo.

Artigo 15.º

Formalidades para a remessa

1. 1. Os documentos são acompanhados do respectivo Auto de Entrega em duplicado, assinado pelo responsável do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado e pelo responsável do serviço de arquivo, que fica na posse do original, sendo o duplicado entregue ao serviço produtor.
2. 2. De acordo com a legislação em vigor, o Auto de Entrega deve ser utilizado para os casos de transferências, incorporações, doações, depósito, compra, legado ou outra modalidade de aquisição.
3. 3. O Auto de Entrega é acompanhado da respectiva Guia de Remessa em triplicado, devendo ficar o original no serviço destinatário e o duplicado ser devolvido ao serviço de origem.
4. 4. O triplicado é, provisoriamente, utilizado no serviço de arquivo como instrumento de pesquisa documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

Artigo 16.º

Integridade dos processos e documentos

Os processos e documentos devem ser, sempre que possível, devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, é intercalada, em sua substituição, uma folha, contendo menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.

Artigo 17.º

Avaliação documental

A avaliação documental visa determinar os prazos de conservação e o destino final dos documentos, com base no seu valor administrativo, jurídico, fiscal, probatório e histórico.

Artigo 18.º

Comissão Permanente de Avaliação

1. 1. Com o objectivo de determinar os prazos de conservação da documentação produzida e recebida pelo serviço de arquivo deve ser constituída uma equipa multissectorial, designada por Comissão Permanente de Avaliação, criada por Despacho Executivo do Titular do Departamento Ministerial responsável pelo Sector dos Arquivos.
2. 2. A Comissão Permanente de Avaliação é o órgão técnico responsável pela fixação de critérios de avaliação, selecção e emissão de pareceres sobre a conservação ou eliminação documental e integra um coordenador, um técnico sénior do arquivo, responsável pelo arquivo, um técnico com formação jurídica, bem como um responsável pelo órgão produtor da documentação.
3. 3. A Comissão Permanente de Avaliação pode pronunciar-se sobre o interesse histórico, patrimonial e arquivístico dos documentos entregues aos serviços de arquivo, por doação, legado, depósito ou dação, se assim o coordenador o entender.

CAPÍTULO IV

Selecção e Eliminação

Artigo 19.º

Selecção e eliminação de documentos

1. 1. Na sequência do disposto na alínea g) do artigo 11.º do presente Diploma, é da responsabilidade do serviço de arquivo supervisionar as acções de selecção da documentação proveniente dos serviços produtores.
2. 2. A supervisão referida no número anterior deve efectivar-se desde o momento da análise prévia e selecção nos serviços produtores da documentação a ser recolhida pelo serviço de arquivo.
3. 3. A análise, selecção e eliminação dos documentos produzidos pela instituição correspondente competem ao responsável pelo serviço de arquivo e ao responsável do arquivo do serviço produtor.
4. 4. A eliminação dos documentos que não estejam contemplados na legislação em vigor carece de autorização expressa do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.
5. 5. A substituição do suporte dos documentos só pode ser efectuada mediante autorização do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos, devendo a entidade elaborar um plano de substituição de suporte.
6. 6. A eliminação dos documentos é feita de modo a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição e a decisão sobre o processo de eliminação deve atender aos critérios de confidencialidade e a racionalidade de meios e custos.
7. 7. O responsável pelo serviço de arquivo deve assistir ao acto de eliminação dos documentos, representando os demais intervenientes que assinaram o Auto de Eliminação, excepto nos casos em que o representante do órgão executivo da Instituição considere necessária a sua presença ou de um representante por ele nomeado.

Artigo 20.º

Auto de Eliminação

1. 1. A eliminação de documentos deve ser acompanhada do respectivo Auto de Eliminação, assinado pelo responsável do serviço de arquivo, pelo responsável do serviço produtor ou pelo funcionário por ele nomeado e pelo dirigente máximo da instituição correspondente ou dirigente com competência delegada.
2. 2. O Auto de Eliminação deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço de arquivo e o duplicado é remetido ao Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos.

CAPÍTULO V

Conservação de Documentos

Artigo 21.º

Conservação e preservação da documentação

1. 1. A conservação e preservação da documentação devem reger-se pelos mais elevados valores de respeito e pelas práticas científicas mais recentes aplicadas a esta matéria.
2. 2. Aplicam-se, preferencialmente, as recomendações propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos quanto ao manuseamento, conservação e preservação dos documentos inseridos no acervo do serviço de arquivo.
3. 3. As intervenções de conservação e preservação a que se proceder dependem dos materiais e utensílios disponíveis no serviço de arquivo e da formação dos respectivos técnicos, não podendo pôr em causa a integridade, a autenticidade e a fidedignidade dos documentos.
4. 4. Durante o processo de tratamento e conservação dos documentos do acervo do serviço de arquivo, determina-se que deve evitar-se manter perto e em contacto directo com as espécies documentais os seguintes elementos:
   1. a) Livros, revistas, fotocópias e demais documentos de produção recente como cartas, envelopes, lembretes (post-its), cadernos, blocos de notas ou calendários;
   2. b) Material de escritório como canetas, clipes metálicos, separadores rígidos, agrafadores, furadores, pisa-papéis ou telefones;
   3. c) Aparelhos de fotografia, filmagem ou digitalização, telemóveis, rádios e relógios;
   4. d) Casacos ou agasalhos e guarda-chuvas, incluindo os respectivos sacos ou bolsas, carteiras, pastas ou embrulhos;
   5. e) Alimentos ou bebidas;
   6. f) Animais;
   7. g) Demais produtos e objectos que, devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar os documentos.
5. 5. As espécies arquivísticas devem ser mantidas num local separado dos demais documentos de utilização diária de modo a evitar infestações ou propagação de infestantes ou pragas e acondicionadas de acordo com as suas condições físicas, químicas ou morfológicas, perspectivando a sua segurança.
6. 6. A instituição correspondente deve elaborar e implementar um plano de preservação digital para a documentação com longevidade igual ou superior a 7 (sete) anos.

Artigo 22.º

Higienização dos espaços individualizados do serviço de arquivo

1. 1. Tendo em vista a salvaguarda do acervo, devem ser efectuadas higienização, por parte dos serviços de limpeza da instituição aos vários espaços do serviço de arquivo, designadamente:
   1. a) Divisões individualizadas destinadas ao pessoal técnico, sala de leitura e sala de tratamento com limpeza;
   2. b) Depósito de limpeza com panos adequados humedecidos (não embebidos) com solução apropriada.
2. 2. O pessoal de limpeza deve possuir formação especializada em conservação arquivística e expertise em matéria de boas práticas internacionais de higienização.

CAPÍTULO VI

Cedência de Documentação

Artigo 23.º

Cedência de documentos para a utilização interna

• A cedência temporária de documentos que se encontram à guarda do serviço de arquivo é facultada nos seguintes termos:
  1. a) Mediante pedido formulado através da requisição de empréstimo em duplicado, por escrito ou por via electrónica (acessível pela plataforma electrónica do serviço de arquivo), com limite máximo de 60 dias, renovável por igual período, após apresentação de nova requisição;
  2. b) A cedência destes documentos fica dependente da autorização do responsável do serviço de arquivo ou, na sua ausência, do seu substituto, expressa na Autorização de Empréstimo que descreve quais as recomendações a ter com o manuseamento dos documentos e do local de exposição ou depósito, bem como o prazo máximo de empréstimo;
  3. c) A autorização de empréstimo fica anexada à requisição de empréstimo;
  4. d) Na autorização de empréstimo devem constar os dados do requisitante, o serviço a que pertence e o motivo da requisição;
  5. e) Após esta formalidade, caso o pedido seja deferido, o serviço de arquivo procede à emissão da requisição de empréstimo;
  6. f) Caso o pedido seja feito por outro serviço, o requisitante deve indicar a identificação do serviço e da pessoa que solicitou o documento;
  7. g) Terminado o prazo de validade da requisição, o serviço de arquivo emite um alerta electrónico, tendo em vista a devolução da documentação ou a renovação do pedido;
  8. h) Não é permitida a cedência temporária pelo requisitante a outro serviço.

Artigo 24.º

Requisição e entrega da documentação

1. 1. A requisição da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
   1. a) Cada pedido equivale a uma requisição;
   2. b) As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo também as assinaturas serem legíveis;
   3. c) O serviço requisitante deve reservar para si uma cópia do formulário e entregar o original;
   4. d) A documentação é disponibilizada e entregue pelo serviço de arquivo aos serviços requisitantes logo que seja possível, tendo em conta a legislação em vigor.
2. 2. Enquanto os documentos estiverem fora do serviço de arquivo, as requisições de empréstimo são guardadas do seguinte modo:
   1. a) O original é arquivado por ordem cronológica no serviço de arquivo;
   2. b) O duplicado fica na posse do requisitante, anexado ao processo ou ao documento.
3. 3. A devolução da documentação deve obedecer aos seguintes procedimentos:
   1. a) Os requisitantes devem garantir a entrega da documentação nas instalações do serviço de arquivo a um técnico responsável;
   2. b) No acto de devolução, o serviço requisitante deve apresentar o duplicado da requisição, no qual deve ser colocada a data de devolução e a assinatura do técnico responsável que recebeu a documentação, devendo conservá-la por um período de 3 (três) anos;
   3. c) O serviço de arquivo deve dar baixa da requisição e arquivar por 5 (cinco) anos o respectivo original.
4. 4. O procedimento pode decorrer electronicamente, desde que seja possível assegurar os direitos e obrigações dos intervenientes.

Artigo 25.º

Cedência de documentos para utilização externa

1. 1. A cedência de documentos, em papel ou em formato digital, para utilização externa aos serviços da instituição correspondente carece de autorização do dirigente máximo da instituição correspondente ou dirigente com competência delegada, após informação do serviço de arquivo com parecer do responsável que analisa a pretensão, acautelando a preservação dos documentos e as condições do local de acondicionamento.
2. 2. A autorização da cedência temporária, em duplicado, é preenchida com uma única unidade arquivística, sendo obrigatório que estejam preenchidos todos os campos.
3. 3. Os encargos com a embalagem e o transporte ficam a cargo do requisitante, sendo aconselhável que sejam realizados por uma empresa ou por pessoal técnico especializado.
4. 4. Todos os documentos cuja cedência tenha sido autorizada devem, antes da sua entrega ao requisitante, ser reproduzidos pelo serviço de informática caso o documento seja em formato digital ou pelo responsável técnico dos registos fotográficos da instituição correspondente, caso o documento seja em formato papel, ficando estes em poder das cópias, sendo que os encargos com qualquer reprodução da mesma ficam a cargo da entidade requisitante.

Artigo 26.º

Conservação física e na íntegra da documentação

1. 1. Após a entrega dos documentos ao requisitante, é da responsabilidade deste a conservação física e na íntegra dos mesmos.
2. 2. No caso de serem detectadas falhas, é responsabilizado do serviço ou requisitante que tenha feito a requisição em último lugar e exigido a este que seja regularizada a situação.

CAPÍTULO VII

Acesso Público

Artigo 27.º

Política de confidencialidade

1. 1. O acesso e cedência da documentação pública atendem sempre a critérios de confidencialidade da informação, nos termos da lei.
2. 2. O acesso e cedência da documentação privada obedecem às disposições legais e aos termos estabelecidos nos respectivos contratos de aquisição.

Artigo 28.º

Consultas documentais

1. 1. O acesso aos documentos exerce-se através da consulta e serviços de cedência temporária e de leitura, bem como pela internet, através da plataforma electrónica do serviço de arquivo.
2. 2. O atendimento e a consulta das espécies documentais de forma presencial devem ser assegurados durante o horário normal de serviço, na sala de leitura do serviço de arquivo ou nos diferentes serviços da instituição correspondente, após a conclusão dos processos, não carecendo de autorização para esse efeito.

Artigo 29.º

Pesquisas documentais

1. 1. Caso o utilizador, ou qualquer serviço da instituição correspondente, pretenda que o serviço de arquivo efectue por si pesquisas, estas só podem ser realizadas de acordo com as prioridades e disponibilidade do serviço de arquivo, podendo comportar os custos previstos na Tabela de Preços a ser fixada por Decreto Executivo Conjunto dos Titulares dos Departamentos Ministeriais responsáveis pela Cultura e pelas Finanças Públicas.
2. 2. Estas podem ser solicitadas à distância, por e-mail, fax ou via postal através do modelo disponibilizado na plataforma electrónica do serviço de arquivo ou, presencialmente, pelo preenchimento correcto de um pedido de pesquisa documental.
3. 3. Caso a pesquisa solicitada corresponda a referências desconhecidas ou insuficientes, ou previsivelmente, ultrapasse as duas horas, o serviço de arquivo pode indeferir liminarmente o pedido.

Artigo 30.º

Normas de utilização da sala de leitura

1. 1. A leitura de documentos é permitida todos os dias úteis, durante o horário normal de expediente, na sala de leitura do serviço de arquivo, preferencialmente, na presença de um técnico responsável.
2. 2. Podem aceder à sala de leitura e consultar os documentos depositados no serviço de arquivo todos os cidadãos que demonstrem deter a postura necessária para o manuseamento das espécies documentais requeridas.
3. 3. O serviço de arquivo pode recusar a entrada ou determinar exclusão das instalações de cidadãos ou utentes que manifestem comportamento incompatível com a dignidade, o prestígio e a ordem pública do espaço.
4. 4. O acesso de pessoas portadoras de deficiência é realizado através dos elementos arquitectónicos existentes no edifício destinados para esse efeito.
5. 5. O serviço de arquivo pode, sempre que as condições técnicas o permitam e após autorização de um responsável do serviço de arquivo, fornecer reproduções de documentos, sob preços actualizados de acordo com a Tabela de Preços a ser fixada por Decreto Executivo Conjunto dos Titulares dos Departamentos Ministeriais responsáveis pela Cultura e pelas Finanças Públicas.
6. 6. As reproduções são solicitadas na sala destinada ao pessoal técnico do serviço de arquivo nos períodos definidos superiormente.
7. 7. Não é permitida a permanência junto do utilizador, na sala de leitura, do seguinte:
   1. a) Livros, revistas e fotocópias;
   2. b) Aparelhos de fotografia, filmagem ou digitalização;
   3. c) Casacos ou agasalhos e guarda-chuvas;
   4. d) Sacos, carteiras, pastas ou embrulhos;
   5. e) Alimentos ou bebidas;
   6. f) Animais;
   7. g) Demais produtos e objectos que, devido às suas características físicas, químicas ou morfológicas possam danificar os documentos, segundo os critérios definidos pelo técnico responsável.
8. 8. Procedimentos de acesso:
   1. a) O utilizador deve dirigir-se a um responsável do serviço de arquivo e solicitar informações ou documentação para a consulta;
   2. b) Todos os elementos referidos no número anterior do presente artigo devem ser depositados nos espaços destinados para o efeito;
   3. c) O utilizador pode usar as áreas da sala de leitura e as instalações sanitárias.
9. 9. A Biblioteca de referência existente na sala de leitura é de livre acesso, não devendo o utilizador arrumar os livros após a sua consulta.
10. 10. Os utilizadores não podem ceder a documentação requisitada a outros utilizadores sem autorização prévia do responsável pelo serviço de arquivo, devendo ser preenchida nova requisição de leitura.

Artigo 31.º

Requisição de leitura

1. 1. O acesso à leitura de documentos ou de bibliografia na sala de leitura depende do registo prévio do utilizador como leitor, dando lugar ao fornecimento obrigatório de dados que devem ser actualizados por este sempre que ocorram alterações.
2. 2. A leitura de documentos é precedida pelo preenchimento de uma requisição de leitura pelos utilizadores nos seguintes termos:
   1. a) A requisição de leitura é preenchida a caneta ou esferográfica, sendo obrigatório o preenchimento de todos os campos, nomeadamente, o número de leitor, o título e a quota do documento;
   2. b) A requisição de leitura e consulta de documentos pode ser efectuada à distância, por e-mail, segundo o modelo na plataforma electrónica do serviço de arquivo, ou presencialmente para consulta imediata;
   3. c) A requisição de leitura para consulta de documentos efectuada à distância deixa de ter efeito desde que o utilizador não compareça nos 3 dias subsequentes;
   4. d) Os documentos solicitados presencialmente para consulta imediata, após preenchimento da requisição de leitura e efectivação do acto, são imediatamente repostos no respectivo lugar, caso não haja lugar a qualquer acção de tratamento preventivo ou de conservação;
   5. e) O acesso a espécies documentais em mau estado de conservação pode ser limitado por motivos de salvaguarda e preservação do património arquivístico, bem como a consulta a fundos que se encontrem em organização;
   6. f) Os documentos que contenham dados pessoais ou outros elementos lesivos de valores fundamentais, legalmente previstos, são incomunicáveis, excepto se for possível apresentar uma cópia previamente expurgada;
   7. g) A comunicabilidade da documentação integrante do património cultural depende das restrições previstas na lei.
3. 3. Os responsáveis do serviço de arquivo prestam, gratuitamente, todo o apoio técnico necessário ao leitor presencial ou ao utilizador virtual, para que este efectue a pesquisa, esclarecendo a forma como se encontram organizados os fundos documentais e como são identificados os documentos, desde que não ultrapasse 30 minutos.

Artigo 32.º

Serviços de leitura e de reprodução

1. 1. A consulta de documentos obedece ao seguinte procedimento:
   1. a) Após o preenchimento da requisição de leitura, o utilizador deve entregar a requisição ao responsável da sala de leitura;
   2. b) Podem ser solicitados, no máximo, 5 (cinco) documentos, livros, maços e processos em simultâneo;
   3. c) O utilizador aguarda a sua vez, caso se encontrem outros na sala de leitura e estejam a ser atendidos;
   4. d) O responsável do serviço de arquivo, após ter recebido a requisição de leitura, deve dirigir-se ao depósito para recolher os documentos e caso haja uma demora considerável, deve o utilizador ser informado dos motivos do atraso.
2. 2. A fim de incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico, o serviço de arquivo solicita aos utilizadores que se pratiquem os seguintes procedimentos de manuseamento dos documentos de modo a evitar a sua deterioração:
   1. a) Sejam responsáveis pelos documentos que lhes são facultados até à sua devolução;
   2. b) Usem, unicamente, o lápis e papel ou o computador pessoal;
   3. c) Mantenham a ordem dos documentos que lhes foram confiados;
   4. d) Evitem empilhar os documentos que lhes foram facultados;
   5. e) Eximam-se de fazer decalques ou sublinhar documentos;
   6. f) Abstenham-se de escrever nos documentos e também sobre os mesmos;
   7. g) Retraiam-se de dobrar folhas ou praticar actos lesivos da boa conservação dos documentos;
   8. h) Contenham-se de molhar os dedos para virar as folhas;
   9. i) Evitem tossir ou espirrar para cima dos documentos;
   10. j) Procurem não acompanhar a leitura do documento com o dedo e tenham sempre as mãos limpas antes de manusear os documentos;
   11. k) Mantenham na sua posse os documentos requisitados não efectuando trocas ou cedências a outros leitores sem autorização prévia do responsável da sala de leitura;
   12. l) Usem as luvas e a máscara respiratória sempre que estas lhes sejam entregues pelo responsável da sala;
   13. m) Alertem o responsável da sala de leitura para qualquer anomalia que tenha detectado num documento.
3. 3. A instituição correspondente reserva-se ao direito de negar pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponibilizados online, com excepção dos seguintes casos:
   1. a) Indisponibilidade temporária do sítio web no qual se acede às imagens digitalizadas;
   2. b) Quando as imagens disponíveis na internet, por características técnicas, não apresentem legibilidade suficiente;
   3. c) Quando o utilizador não disponha de acesso próprio à internet e o computador existente na sala de leitura esteja ocupado por outro utilizador;
   4. d) Quando o utilizador não possua os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível na internet;
   5. e) Outras situações em que o utilizador demonstre não conseguir aceder à documentação disponível na Internet, nomeadamente, limitações físicas;
   6. f) Quando existam cópias dos documentos em outro suporte;
   7. g) Outras situações, devidamente, fundamentadas.
4. 4. Os objectos deixados pelo utilizador na sala de leitura são da sua inteira responsabilidade.
5. 5. O utilizador que não acate as advertências feitas pelo responsável do serviço de arquivo no local, no âmbito das presentes normas, é convidado a sair e, no caso de resistência, deve-se solicitar a presença dos órgãos de defesa e segurança.
6. 6. Reproduções:
   1. a) As reproduções podem ser em papel ou em formato digital;
   2. b) As reproduções de documentos devem ser consideradas caso a caso, atendendo às suas condições de conservação e preservação, podendo-se, quando o estado de conservação o exija, formalizar projectos aprovados superiormente para o respectivo restauro e reprodução;
   3. c) Os pedidos de reprodução que representem mais de 70% de um documento ou de um fundo, série ou outra unidade de descrição, ficam sujeitos à sua reprodução, na íntegra, a realizar em formato digital, cabendo ao requerente o encargo do trabalho;
   4. d) As reproduções estão sujeitas à apresentação prévia de um orçamento ao requisitante, com os preços definidos na tabela de preços a ser fixada por Decreto Executivo Conjunto dos Titulares dos Departamentos Ministeriais responsáveis pela Cultura e pelas Finanças Públicas;
   5. e) Os pagamentos devem ser efectuados através da RUPE - Referência Única de Pagamento ao Estado;
   6. f) Só se dá início aos trabalhos depois da confirmação do seu pagamento;
   7. g) Não são permitidos reembolsos se os materiais pedidos não forem usados por decisão do requisitante;
   8. h) As reproduções para fins de publicação só podem ser efectuadas com a autorização do dirigente máximo da instituição correspondente ou do dirigente com competência delegada, da entidade proprietária do documento, emitida até um prazo máximo de 30 dias úteis após recepção do pedido pelo serviço de arquivo;
   9. i) Exceptuando os períodos em que os equipamentos estejam avariados, as reproduções até 10 imagens podem ser entregues no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, as reproduções até 250 imagens podem ser entregues no prazo máximo de 60 dias úteis, as reproduções até 1.000 imagens devem ser entregues no prazo máximo de 1 (um) ano e as reproduções superiores a 1.000 imagens assumem a natureza de projecto com calendarização própria;
   10. j) Os trabalhos podem ser levantados no balcão da Sala de Leitura ou enviados pelo correio electrónico quando solicitado pelo requerente;
   11. k) A instituição correspondente não se responsabiliza por danos ou extravios de correio electrónico, nem se responsabiliza pela devolução dos mesmos.
7. 7. A instituição correspondente reserva-se ao direito de:
   1. a) Não autorizar a reprodução de documentos não comunicáveis, em conformidade com os n.º 2, 3, e 4 do artigo 23.º e os n.º 2, 3, 4 e 5 do artigo 26.º da Lei Geral dos Arquivos;
   2. b) Privar do acesso a reproduções documentais os requerentes que solicitem trabalhos e que não efectuem o seu levantamento no prazo máximo de 1 (um) ano;
   3. c) Proibir a utilização comercial sem autorização prévia da instituição correspondente e responsabilizar, directamente, o requerente de pedidos de reprodução pela utilização dada aos mesmos;
   4. d) Não permitir a reprodução dos documentos em mau estado de conservação susceptíveis a danos irreversíveis durante este processo, sem serem sujeitos a operações prévias de conservação e restauro que garantam a sua integridade física e estabilidade química e decidir pelo seu tratamento prévio e forma de reprodução;
   5. e) Negar pedidos de reprodução de documentos que estejam em tratamento de conservação e restauro;
   6. f) Negar pedidos de reprodução parcial quando o mesmo documento tenha sido objecto de 3 (três) pedidos de reprodução no espaço de 1 (um) ano;
   7. g) Negar pedidos de reprodução desde que os originais se encontrem reproduzidos na íntegra, ainda que noutro formato que não o solicitado;
   8. h) Negar pedidos de reprodução, cujos documentos se encontrem disponibilizados nas plataformas digitais;
   9. i) Negar, temporariamente, os pedidos de reprodução de documentos que não se encontrem tratados arquivisticamente ou que estejam em tratamento;
   10. j) No caso do fornecimento da reprodução por descarregamento de ficheiro pela Internet, retirar o acesso ao ficheiro 1 (um) mês após a sua disponibilização ao requerente.
8. 8. A reprodução é condicionada ou não permitida sempre que existam impedimentos legais previstos nos Código Civil Angolano e na Lei que regula a Protecção dos Direitos de Autor e Direitos Conexos e outra legislação específica que regule o regime de acessibilidade.

CAPÍTULO VIII

Organização e Classificação do Sistema Nacional de Arquivo

Artigo 33.º

Organização do sistema de arquivo da instituição correspondente

1. 1. O sistema de arquivo da instituição correspondente encontra-se organizado em níveis com responsabilidades distintas:
   1. a) Serviço de arquivo;
   2. b) Responsáveis de arquivo das Unidades Orgânicas;
   3. c) Utilizadores do sistema de arquivo.
2. 2. São obrigações do serviço de arquivo:
   1. a) Prestar apoio aos utilizadores e aos responsáveis dos arquivos;
   2. b) Proceder à transferência e à incorporação da documentação;
   3. c) Controlar a selecção e a eliminação da documentação;
   4. d) Conservar, disponibilizar e divulgar a documentação e a informação;
   5. e) Produzir instrumentos de classificação e de descrição;
   6. f) Monitorizar e fiscalizar os sistemas de arquivo;
   7. g) Avaliar o desempenho dos responsáveis dos arquivos no objectivo respeitante à gestão de documentos;
   8. h) Produzir pareceres técnicos para apoio à tomada de decisão;
   9. i) Realizar diagnósticos à situação arquivística.
3. 3. São obrigações dos Responsáveis dos Arquivos:
   1. a) Prestar apoio aos utilizadores;
   2. b) Criar e classificar pastas e processos e controlar os respectivos prazos de conservação administrativa;
   3. c) Arquivar definitivamente documentos;
   4. d) Seleccionar a documentação a conservar e a eliminar;
   5. e) Apoiar na eliminação de documentação;
   6. f) Apoiar a transferência e incorporação de documentação no Arquivo Central;
   7. g) Monitorizar o sistema de arquivo sob a sua responsabilidade.
4. 4. São obrigações dos utilizadores:
   1. a) Criar e integrar documentos no sistema;
   2. b) Classificar documentos;
   3. c) Encaminhar documentos.
5. 5. A avaliação do desempenho dos 3 (três) níveis é concretizada em instruções a aprovar por despacho do dirigente máximo, no prazo de 90 dias após a entrada em vigor do presente Diploma, prevendo a produção de relatórios trimestrais e/ou anuais onde constam:
   1. a) Número total de espécies arquivísticas existentes e a sua distribuição descrita de acordo com a organização adoptada;
   2. b) Estatísticas das imagens e dos registos descritivos disponibilizados presencialmente e plataformas digitais;
   3. c) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;
   4. d) Relação anual, por serviço da instituição correspondente, dos processos e das unidades de instalação criadas e alteradas, bem como o seu local de depósito;
   5. e) Estatísticas de pedidos, pesquisas, reproduções, consultas e empréstimos;
   6. f) Estatísticas dos visitantes e participantes em iniciativas de divulgação do património arquivístico e de promoção da história local, regional e nacional;
   7. g) Estatísticas com o número de documentos, processos e pastas criados, classificados e arquivados;
   8. h) Previsão dos custos de funcionamento e do espaço necessário para armazenamento e preservação do arquivo físico e digital para um período não inferior a 5 (cinco) anos;
   9. i) Estatísticas dos pedidos de apoio aos utilizadores;
   10. j) Recomendações e sanções propostas nas acções de fiscalização;
   11. k) Resultados de reuniões e actividades realizadas com outras entidades, especialmente, no âmbito de apoio técnico e das redes de cooperação.

Artigo 34.º

Categoria de arquivos

• Os Arquivos classificam-se:
  1. 1. Quanto ao âmbito territorial, em:
     1. a) Arquivo Nacional, quando reúne predominantemente a documentação proveniente de órgãos da Administração Central ou de instituições de âmbito nacional;
     2. b) Arquivo Provincial, quando reúne predominantemente a documentação relativa a uma província;
     3. c) Arquivo Municipal, quando reúne predominantemente a documentação relativa a um Município;
     4. d) Arquivo Comunal, quando reúne predominantemente a documentação relativa a uma Comuna.
  2. 2. Quanto à sua titularidade em:
     1. a) Arquivo público, quando reunido por uma entidade pública;
     2. b) Arquivo privado, quando reunido por uma entidade privada.
  3. 3. Os arquivos referidos nos números anteriores podem, ainda, ser classificados em função da origem, tema ou suporte da documentação.

Artigo 35.º

Competência para criar arquivos

1. 1. A competência para a criação de um arquivo público nacional cabe ao Titular do Departamento Ministerial responsável pelo Sector dos Arquivos.
2. 2. A criação de um arquivo público de âmbito provincial, municipal ou comunal cabe ao Governador Provincial, ouvido o órgão Reitor da Política Arquivística Nacional.

Artigo 36.º

Caducidade do processo de classificação

Os actos e procedimentos relativos aos documentos em vias de classificação e caducidade são definidos pela Tabela de Temporalidade, a ser aprovada pelo Titular do Departamento Ministerial responsável pelo Sector dos Arquivos.

CAPÍTULO IX

Disposições Finais

Artigo 37.º

Aprovação de instrumentos de suporte à decisão

1. 1. Os pareceres técnicos emitidos pelo Arquivo Nacional de Angola ou pelos serviços de arquivo sectoriais para a fundamentação de decisões administrativas devem revestir-se de total objectividade, baseando-se em instrumentos de normalização técnica padronizados.
2. 2. Para efeitos do disposto no número anterior são aprovados os seguintes instrumentos técnicos, sob proposta do Director-Geral do Arquivo Nacional de Angola:
   1. a) A política de aquisições e de alienações de acervos documentais, nos termos do n.º 1 do artigo 13.º do presente Diploma;
   2. b) A grelha técnica de avaliação para aquisições e alienações, nos termos do n.º 1 do artigo 13.º do presente Diploma;
   3. c) O modelo de auto para as acções de fiscalização aos sistemas de arquivo previstas na alínea b) do artigo 10.º, com a integração das respectivas recomendações de melhoria e menção expressa às sanções legalmente tipificadas na Lei Geral dos Arquivos;
   4. d) O regulamento de normas e condições de segurança a respeitar pelas entidades externas requisitantes de documentos, nos termos do n.º 1 do artigo 25.º do presente Diploma;
   5. e) A grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração da política nacional de informação, nos termos da alínea x) do artigo 11.º do presente Diploma;
   6. f) A grelha de requisitos técnicos de suporte à elaboração e validação dos planos de conservação documental, nos termos da alínea I) do artigo 11.º do presente Diploma;
   7. g) A grelha de critérios técnicos para a emissão de parecer obrigatório na contratação de serviços de arquivo com entidades públicas ou privadas, nos termos da alínea y) do artigo 11.º do presente Diploma;
   8. h) A grelha de requisitos técnicos e logísticos para a emissão de parecer obrigatório sobre a utilização, construção, reabilitação, adaptação ou remodelação de edifícios destinados a serviços ou depósitos de arquivo, nos termos da alínea z) do artigo 11.º do presente Diploma;
   9. i) A grelha de requisitos técnicos para a emissão de parecer obrigatório na aquisição de sistemas e programas informáticos, equipamentos e materiais de arquivo, nos termos da alínea v) do artigo 11.º do presente Diploma.
3. 3. Os instrumentos referidos nas alíneas do número anterior são aprovados por Decreto Executivo do Titular do Departamento Ministerial responsável pela Cultura, sob proposta do Director-Geral do Arquivo Nacional de Angola, no prazo de 180 dias após a entrada em vigor do presente Diploma, aplicando-se, de forma transversal e obrigatória, a todos os órgãos da Administração Central do Estado.

Artigo 38.º

Estudos e investigações

1. 1. O investigador que publicar trabalhos que incluam reproduções de documentos existentes no serviço de arquivo pode fornecer, gratuitamente, à instituição correspondente, até 3 exemplares dos respectivos estudos, 90 dias após a publicação, bem como referenciar, nestes, a quota dos documentos consultados e a sua proveniência para efeitos de preservação científica e cultural.
2. 2. Em todas as imagens utilizadas é obrigatória a utilização de marca óptica da entidade detentora do documento, bem como a identificação dos documentos através do título, quota, código de referência e a expressão «Imagem cedida pelo Órgão Central do Arquivo e/ou Entidade Detentora».
3. 3. No caso de fotografia, deve ser, ainda, mencionado o autor, e quando este não for conhecido, é usada a expressão «Autor não mencionado».
4. 4. Outras utilizações, nomeadamente, para fins comerciais e/ou reutilização não previstas neste Regulamento, ficam sujeitas à autorização específica para o efeito por parte da instituição correspondente.

Artigo 39.º

Sanções

1. 1. O incumprimento do disposto no presente Diploma é susceptível de responsabilidade disciplinar e criminal a que haja lugar, nos termos da lei.
2. 2. Caso a documentação das entidades abrangidas pelo presente Diploma esteja em perigo de perda, destruição ou deterioração cabe ao dirigente máximo da instituição correspondente, ouvido o serviço de arquivo, aplicar o previsto no n.º 2 do artigo 24.º da Lei Geral dos Arquivos e exigir, caso a documentação venha a ser recolhida e tratada pela instituição correspondente, o pagamento integral das respectivas despesas antes da devolução ao proprietário.
3. 3. Nos termos do artigo 892.º do Código Civil é nula a venda de bens arquivísticos, pertencentes ou custodiados pela instituição correspondente, considerados bens alheios, devendo esta requerer, de imediato, a sua restituição e agir disciplinar e judicialmente contra quem praticou o furto, o roubo ou o desvio.
4. 4. Caso os particulares neguem o acesso público à documentação detida por si, e usufruam de compensações, estas são suspensas até à reposição do acesso e pode haver lugar a indemnização quando o Órgão Reitor da Política Arquivística Nacional despender recursos para garantir esse mesmo acesso.
5. 5. A eliminação e a deterioração dolosa de documentação classificada ou em vias de classificação são crimes, bem como a eliminação e a deterioração negligente desta mesma documentação constituem uma contra-ordenação punível com coima entre 5 (cinco) a 50 salários mínimos nacional.
6. 6. A eliminação e a deterioração dolosa de documentação ou de informação administrativa, ou de conservação permanente constituem uma contra-ordenação punível com coima entre 3 (três) a 5 (cinco) vezes o salário mínimo nacional, bem como a eliminação e a deterioração negligente desta mesma documentação constituem uma contra-ordenação punível com coima de até 10 salários mínimos nacionais.
7. 7. A eliminação e a deterioração dolosa e negligente e o desvio de documentação ou de informação por servidores públicos dão lugar, obrigatoriamente, a procedimento disciplinar, sem prejuízo de eventuais procedimentos judiciais.
8. 8. O incumprimento do artigo 9.º do presente Diploma dá lugar, obrigatoriamente, a uma sindicância e a procedimentos disciplinares.
9. 9. O incumprimento do artigo 10.º do presente Diploma dá lugar, obrigatoriamente, a um inquérito e a procedimentos disciplinares.
10. 10. O incumprimento do n.º 3 do artigo 13.º do presente Diploma dá lugar, obrigatoriamente, a procedimento disciplinar e a procedimentos judiciais, bem como à devolução dos documentos.
11. 11. A emissão de falsos alertas junto do Órgão de Coordenação do Sistema Nacional de Arquivos implica as sanções previstas na legislação aplicável.
12. 12. A recusa injustificada em proceder à realização de transferências ou o desrespeito sistemático e injustificado pelos prazos de transferências e incorporações, definidos ao abrigo do artigo 14.º do presente Diploma, dão lugar, obrigatoriamente, a um inquérito e a procedimentos disciplinares.
13. 13. O incumprimento das disposições do artigo 32.º do presente Diploma, implica a não cedência dos documentos durante 3 (três) anos ao mesmo requerente, sem prejuízo da instauração dos procedimentos judiciais previstos na lei.
14. 14. A negligência e a tentativa são puníveis.

Artigo 40.º

Reclamação e recurso hierárquico

Das decisões proferidas no âmbito do presente Regulamento cabe reclamação e recurso, nos termos do Código de Contencioso Administrativo.

Artigo 41.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões resultantes da interpretação e aplicação do presente Diploma são resolvidas pelo Presidente da República.

Artigo 42.º

Entrada em vigor

O presente Diploma entra em vigor na data da sua publicação.

Apreciado em Conselho de Ministros, em Luanda, aos 28 de Agosto de 2026.

Publique-se.

Luanda, aos 6 de Outubro de 2026.

O Presidente da República, JOÃO MANUEL GONÇALVES LOURENÇO.